Эффективная рабочая среда, возможность индивидуальной организации офисного пространства сегодня являются важной составляющей успешности бизнеса. Повсеместное использование Интернета, офисы и удаленные сотрудники по всему миру — все это вызывает необходимость развития инструментов удаленной коммуникации, автоматизации контроля работы и максимальной мобильности рабочего места. К счастью, современные технологии предоставляют все необходимое для создания продуктивной рабочей среды и вовлечения сотрудников в корпоративное информационное пространство. Часть этих решений уже применяется украинскими компаниями. О реализованных проектах и планах дальнейшей автоматизации офисных пространств рассказали участники пресс-ланча, организованного представительством компании Cisco в Украине: генеральный директор Regus в Украине Юлия Чернышова, директор по управлению персоналом Vodafone Украина Надежда Сиренко, заместитель главы Государственной службы занятости Украины Сергей Кравченко, директор Cisco, отвечающий за продвижение «умных» решений для недвижимости, Энди Шонбергер.
Мобильное рабочее место
По словам Юлии Чернышовой, в мире насчитывается более 1,3 млрд. удаленных работников — почти треть рабочего населения Земли. «Гибкий подход к работе — это не временная мода, а фундаментальная смена организации трудового процесса», — подчеркнула Юлия.
Динамика современного бизнеса предъявляет новые требования не только к людям, но и к офисным пространствам. Эффективная работа подразумевает возможность быстрой и безопасной работы со своими данными, проведения
видеосовещаний в любой точке мира и продуктивного взаимодействия внутри команды. Отчетливо вырисовывается тенденция возрастания спроса на гибкие офисные решения, позволяющие получить рабочее место по первому требованию с минимальным риском и инвестициями. Украинские предприниматели предпочитают арендовать офис на несколько дней в неделю, когда необходимо провести встречи и сеансы видеосвязи, а в остальное время работать из дома. Или же работать в бизнес-лаунже ‒ зоне для совместной работы, организованной с учетом требований сетевой безопасности. «Около 60 процентов наших клиентов пользуются такого рода услугами, потому что это эффективно, удобно и недорого», — резюмировала Юлия.
Технологическая трансформация офиса большой компании
Об уже реализованном проекте по трансформации рабочих мест и о бизнес-результатах, которые он принес, рассказала Надежда Сиренко. В созданном компанией Vodafone Украина «офисе новых возможностей» каждый сотрудник может изо дня в день выбирать любое рабочее место, авторизовываться на нем с помощью бейджа и получать доступ к собственному рабочему столу, всем файлам и папкам. Кроме того, в таком офисе активно используются облачные технологии, мобильная телефония и интерактивная система Workspace, с помощью которой сотрудник может найти свободное рабочее место, бронировать переговорные комнаты и т.п.
«Наш офис не имеет аналогов в Украине по количеству реализованных инноваций и идей, которые не только улучшили условия и эффективность работы сотрудников, но и оказали положительный эффект в целом. За первый год с момента переезда в новый офис расход бумаги уменьшился на 15 процентов, энергопотребление — на 20 процентов, а общий экономический эффект составил 500 тысяч гривен, — поделилась результатами Надежда. — Изменение среды, в которой мы работаем, поменяло и подход к решению задач. В результате офис стал уникальной площадкой для успешного взаимодействия проектных команд, обмена опытом, обучения, проведения встреч с руководством и даже мастер-классов на темы, интересные для сотрудников, но не связанные с работой напрямую».
В ближайших планах Vodafone — замена бейджей смартфонами сотрудников с поддержкой технологии NFC, запуск Cisco Jabber для проведения web-конференций и презентаций.
Инновации в государственном секторе
Сергей Кравченко, заместитель главы Государственной службы занятости Украины, рассказал о том, какие прогрессивные задачи ставит перед собой служба занятости и какой она должна стать в будущем, после проведения реформы и интеграции IT-решений.
Поставив перед собой цель стать центром развития человеческого капитала страны и предоставить площадку для поддержки предпринимательства, Служба занятости разработала программу трансформации команды и своей инфраструктуры. «В наших планах — создание в каждом региональном центре пространства для обучения и сотрудничества, где будущие предприниматели могли бы получать консультации и услуги юристов, бухгалтеров. Много внимания будет уделяться инструментам для эффективной совместной работы, таким как видеоконференции, общий доступ к документам, оперативный поиск и вовлечение экспертов. Для обучения в центрах разрабатывается информационная платформа с онлайн-расписанием курсов и возможностью удаленного подключения», — рассказал Сергей.
Уже начат процесс централизации информации. Его цель — обеспечить клиентам доступ к единым источникам данных с адаптивным интерфейсом для веб- и мобильных устройств, интерактивных киосков. Стратегической целью службы является адаптация услуг к новым вызовам и реалиям рынка труда.
«Умный» офис Cisco в Торонто
Энди Шонбергер, директор компании Cisco, отвечающий за продвижение «умных» решений для недвижимости, поделился информацией о последних трендах в организации рабочего пространства на примере нового офиса Cisco, который считается самым «умным» зданием в Северной Америке. Энди рассказал, какой возврат инвестиций обеспечивает такое офисное пространство: «Сотрудники Cisco экономят до 80 часов своего времени в год на дороге и пробках, что способствует и существенной экономии на бензине. При помощи IT-технологий офисная среда максимально подстраивается под людей. К примеру, есть мобильное приложение, с помощью которого сотрудник может отрегулировать отопление до комфортной температуры, а также уровень шума, света и другие параметры».
В условиях постоянно повышающегося уровня мобильности сотрудников, рабочее место не может оставаться прежним. Бизнесу и государственным организациям важно сохранить за работником выбор, где и как работать,
обеспечив не только контроль его действий, но и высокий уровень заинтересованности в достижении результата. Для этого компании должны глубоко разбираться в своих бизнес-процессах и обладать качественными IT-решениями, которые их автоматизируют.
